15.11.2012

ג'ימייל - מיון לפי גודל, ניקוי תיבה, מחיקת קבצים

יש לכם תיבת ג'ימייל מלאה? יש דרך "לנקות" אותה. רוצים למיין לפי גודל? גם זה אפשרי. העיקר שלא תוציאו כסף על הגדלת נפח בתשלום


"חפשו, אל תמיינו" הוא המסר של ג'יימיל למשתמשים. גוגל השיקה את ג'ימייל ב-1 אפריל 2004, עם נפח של 1 ג'יגה. כיום, זה לא נראה לנו הרבה, אבל ב-2004 זו היתה מהפיכה ענקית. שש שנים אח"כ, ונפח התיבה של ג'ימייל גדל בהדרגה: כיום הוא עומד על 7.5 ג'יגה.

ועדיין - למשתמשי ג'ימייל כבדים יש בעיה עם הנפח ה"בלתי-מוגבל". חובבי הצילום, המצגות והסרטונים מוצאים את עצמם מול תיבת ג'ימייל מפוצצת. ואז מופיעה הודעה באנגלית: "חשבון הג'ימייל שלך עומד להגיע לקצה הנפח שלו. אתה יכול לעיין בטיפים שלנו על הפחתת נפח האימיילים שלך, או לרכוש נפח נוסף".
בנובמבר 2012 הודיעה גוגל על פיצ'ר חדש: חיפוש לפי גודל.
כל מה שצריך לעשות זה לחפש כך, אם רוצים למצוא קבצים גדולים מ-5 מגה-בייט:
larger:5m
אפשר להשתמש גם בפרמטר "סייז" (size) להשגת אותה מטרה, למשל:
size:1m
אם רוצים למיין לפי תאריך (מייל ישן - שנה ומעלה) וגודל (5 מגה לפחות), דוגמה טובה תהיה:
size:5m older_than:1y

שימו לב לנושא הריווח: אסור לעשות רווח בין הנקודותיים (:) ובין גודל הקובץ,
אבל חובה לתת רווח אחד בין ה-size לבין התאריך (older_than).

+++++++++++++++++++++++++++++++
כל הכבוד לגוגל על אפשרות החיפוש לפי גודל, אך עדיין אין פתרון מהיר ונוח למי שרוצה לבצע סינון מהיר של כל המיילים הכבדים, וגם אין עדיין פתרון למי שרוצה לשמור על ההודעות אך להסיר את הקבצים המצורפים.

ג'ימייל מלא - מה עושים?
עד נובמבר 2012, הפתרון של גוגל למי שלא אוהב למחוק הודעות דואר אלקטרוני הוא לשלם כסף: עשרים ג'יגה ב-5 דולר לשנה, 80 ג'יגה ב-20 דולר לשנה, 200 ג'יגה ב-50 דולר לשנה, 400 ג'יגה ב-100 דולר לשנה, וכך הלאה, עד 16 טרה-בייט (16,000 ג'יגה) ב-4000 דולר לשנה. אבל הישראלים, יותר משהם לא רוצים להכניס פרטי כרטיס אשראי לאתרי אינטרנט, לא רוצים להרגיש פראיירים ולרכוש תיבה גדולה יותר.

הפתרון היעיל ביותר הוא ניקוי התיבה. הבעיה: קשה לאתר הודעות ישנות, וכמעט בלתי אפשרי לגלות הודעות "שמנות" (בעלות נפח גבוה). זה ההבדל בין חיפוש ברשת ובין חיפוש בתיבת אימייל: ברשת האינסופית, לא איכפת לנו נפח הקבצים שגוגל נאלץ לאכסן כדי לעבוד - אבל תיבת הדוא"ל הפרטית שלנו היא משאב מוגבל.

אז מכיוון שאין אפשרות למיין הודעות על פי משקלן/גודלן, לרוב משתמשי ג'ימייל קשה מאוד להיפטר ממאות מגה של קבצים מיותרים וישנים. אבל יש שיטה מחתרתית למיין על פי גודל, לגלות את המיילים שתופסים הכי הרבה מקום, ולחסל אותם מיד.


מיון על פי גודל בג'ימייל (Sort by Size)
כאמור, ג'ימייל מאפשר לבצע חיפוש לפי גודל (larger או size בצירוף נקודותיים), למשל larger:2m, אבל עדיין לא מאפשר מיון הודעות דוא"ל על פי גודל. זו אחת התכונות המבוקשות ביותר על ידי המשתמשים, אבל גוגל לא מוכנה להוסיף אותה, כי היא נוגדת את העיקרון הקדוש של "חפש, אל תמיין" (Search, dont' sort).

אז יש לנו חדשות טובות: בהחלט אפשר לעקוף את האידיאולוגיה הקשיחה של גוגל בכלל, ואת המגבלה של ג'ימייל בפרט, בעזרת תוכנה קטנה, חינמית וערמומית המכונה IMAPsize.

תוכנת איימפסייז מתבססת על פרוטוקול דוא"ל שנקרא איימפ (IMAP), שהוא טוב יותר ומתקדם יותר מפרוטוקול פופ-שלוש הישן (pop3). התוכנה יעילה מאוד במיון הודעות לפי גודל (קילובייט), הסרת קבצים מצורפים (פיצ'ר ייחודי!) תוך שמירת גוף ההודעה עצמה, וכמובן - מחיקה לצמיתות של הודעות כבדות, כדי למנוע סתימת תיבה. הנה צילום מסך מהתוכנה.

התוכנה אינה מורידה את כל המיילים שלכם למחשב, וגם אינה מיועדת לשליחה או קבלה של מיילים. בכלל, זו לא תוכנה לניהול דואר (לא "מייל קליינט") כמו ת'אנדרברד או יודורה. המטרה שלה היא ניהול גודל התיבה בלבד.

התוכנה מספקת לכם מידע בסיסי על כל הודעה:
  • שם השולח
  • שם הנמען
  • כותרת ההודעה
  • תאריך שליחה
  • משקל הודעה (נפח ב-KB)
  • מהו הקובץ המצורף לה

תוכנת IMAPsize היא חופשית לשימוש, ואפילו אינה דורשת התקנה (פועלת באופן מיידי).
רק מורידים קובץ זיפ ומתחילים לעבוד. כדי להיכנס דרכה לג'ימייל, כל מה שצריך לעשות זה להכניס שם משתמש וסיסמה, לסדר את ההגדרות לפי ההוראות של גוגל, ומשם והלאה - תיבת הדוא"ל שלכם אף פעם לא תעלה על גדותיה.

לפני שעובדים עם התוכנה, חשוב לאפשר שימוש ב-imap דרך הגדרות ג'ימייל (settings), בלשונית שנקראת:
"Forwarding and POP/IMAP".

כך זה נראה בממשק הגדרות ג'ימייל:

בתמונה: איפשור imap דרך הגדרות ג'ימייל


הנה התצורה הבסיסית של IMAPsize בה תשתמשו:
  • שם שרת הדואר (בפרוטוקול IMAP) הוא: imap.gmail.com
  • פרוטוקול אבטחה SSL - כן, לסמן את זה
  • פורט: 993
  • שם החשבון: כתובת המייל המלאה שלכם בג'ימייל (כולל השטרודל, כולל ג'ימייל.קום)
  • כתובת המייל: כנ"ל - הכל כולל הכל
  • סיסמה: אין צורך להסביר, נכון?




פיינד ביג מייל (Find Big Mail)
אופציה נוספת היא שימוש באתר FindBigMail.com.
האתר סורק את התיבה שלכם, מאתר מיילים כבדים/גדולים ומאפשר לכם לנקות אותה.
זהו שירות יעיל למי שלא רוצה להוריד תוכנות ולהתעסק עם ממשקים טכניים מורכבים-יחסית.
החיסרון של השירות: אתם חושפים את הסיסמה שלכם בפני צד ג', שאמנם נראה אמין -- אך עדיין מומלץ מאוד לשנות את הסיסמה באופן מיידי, לאחר סיום השימוש בשירות - ולהתנתק כמו שצריך.


מבחינה מתמטית, מיון על פי גודל היא הדרך היעילה והמהירה ביותר לנקות תיבת דוא"ל.
לדוגמה: אם מצאתם הודעה מסוימת ששוקלת 12 מגה (12,000 קילובייט) ומחקתם אותה לצמיתות, למעשה פיניתם במכה אחת בערך 6,000 אימיילים קצרים, בלי להתאמץ.

העובדה שגוגל לא מאפשרת מיון ע"פ גודל בתיבות ג'ימייל היא מצערת, אבל תוכנות כמו IMAPsize פותרות את הבעיה לפי שמוכן להוריד תוכנה קטנה.

חשוב להדגיש: כדי לנקות תיבה מנפח מיותר, אין צורך למחוק הודעות רגילות שאינן מכילות קבצים גדולים, מצגות, מוסיקה,סרטים או מסמכים גדולים. המטלה העיקרית היא לאתר "בפינצטה" את מיעוט הקבצים הענקיים שתופסים את מרבית הנפח בתיבה. זה חוק 80/20 ("עיקרון פארטו") קלאסי בפעולה.

אם רק הקובץ המצורף לאימייל שקיבלתם אינו נחוץ לכם יותר, תוכלו להסירו ולשמור על ההודעה
אם גם ההודעה וגם הקובץ מיותרים, מחקו אותה לנצח (כולל ריקון סל המיחזור - Trash)
אם הקובץ המצורף דרוש לכם כעת, הורידו אותו למחשב והסירו אותו מגוף ההודעה
לא רוצים להסתבך? פשוט מיינו את ההודעות לפי נפח, ומחקו את כולן בבת-אחת



איך מחפשים בג'ימייל?
ראשית, הפרמטר החדש-יחסית larger מאפשר לחפש קבצים הגדולים מגודל מסוים, למשל:
larger:2m עבור קבצים הגדולים משני מגה-בייט.
כמו כן, הפרמטר size מאפשר לחפש קבצים בגודל מסוים - קצת פחות שימושי. דוגמה:
size:1m


הפרמטר filename מאפשר לכם לחפש קבצים מסוגים שונים בתוך תיבת הג'ימייל, למשל wmv או mp3 בשביל וידאו ומוסיקה; או תמונות ומסמכים בפורמט jpg או pdf. חיפוש לדוגמה: "filename:jpg" יביא לכם הרבה תמונות. חיפוש יעיל נוסף הוא "filename:doc" שיביא לכם הרבה מסמכי וורד. חיפוש מצגות אפשרי עם "filename:ppt" או "filename:pps".

פרמטר שימושי נוסף הוא "has:attachment", שלמעשה מחפש רק בהודעות עם אטצ'מנט (קובץ מצורף). אפשר להגיע לצורת החיפוש הזו גם דרך "חיפוש מתקדם" (search options) ליד תיבת החיפוש של ג'יימיל.

פרמטר יעיל אחרון הוא "subject" שלמעשה מחפש רק בכותרת ההודעה. משתמשי ג'ימייל רבים אינם זוכרים את גוף ההודעה, ובמקרה שבו חיפוש רגיל מביא יותר מדי תוצאות דומות, חיפוש כמו "subject: מונדיאל" יאפשר לכם להביא את ההודעה ההיא שנוגעת למונדיאל.

חשוב לא לשכוח את הנקודותיים (:) המפרידות בין הפרמטר ובין נושא החיפוש.
דוגמה: חיפוש "filename pdf" לא יביא כלום. אבל חיפוש "filename:pdf" יביא תוצאות מדויקות.



יש לכם שאלות או הצעות בנושא חיפוש בג'ימייל או ניקוי תיבת ג'ימייל? הוסיפו תגובה עכשיו.

הוסף רשומת תגובה
כל הזכויות שמורות לבלוג חופש החיפוש 2007-2012